Beretning fra Borgerrådgiveren

Formået med borgerrådgiverfunktionen er at gøre det lettere for borgere og erhvervsdrivende at klage over forhold vedrørende sagsbehandling og betjening i Skive Kommune. Borgerrådgiverens fokus er at gøre sagsbehandlingen så god som mulig. Borgerrådgiverens årsberetning er baseret på henvendelser til funktionen i 2020.

Borgerrådgiveren har i 2020 registreret i alt 259 (236) henvendelser. Heraf vedrører 67 (63) % social og arbejdsmarkedsområdet, 12 (15) % kultur- og familieområdet og 3 (1) % vedrører teknik, miljø og udvikling. Henvendelser vedrørende kommunen generelt er 7 (7) % og de resterende 11 % er registreret som uden for kompetence. Tallene i parentes angiver de tilsvarende tal i 2019.

76 % af henvendelserne er besvaret af borgerrådgiveren uden at den berørte afdeling har været involveret i besvarelsen. Borgerrådgiveren har i 15 % af henvendelserne anmodet forvaltningen om at forholde sig til og besvare borgerens henvendelse. I 198 sager har borgerrådgiveren besvaret henvendelsen fra borgerne uden at den berørte afdeling har været involveret i besvarelsen. I 39 tilfælde er forvaltningen blevet bedt om at forholde sig til og besvare borgerens henvendelse.

Borgerrådgiveren har i 5 tilfælde hjulpet borgeren med at formulere en skriftlig klage over en afgørelse, en ansøgning eller et høringssvar. Der er tre primære årsager til utilfredshed. For det første har det været borgernes oplevelse af manglende svar, hvor borgerne ikke får en reaktion, når de henvender sig til forvaltningen. Dernæst spørgsmål til sagsbehandlingen eller en afgørelse, hvor borgerne ikke forstår indholdet eller processen i sagsbehandlingen. Endeligt borgerens oplevelse af manglende afgørelse, hvor borgeren har en forventning om at der burde have været truffet en afgørelse på det pågældende tidspunkt.

Borgerrådgiveren opfordrer til at forvaltningen fortsat har opmærksomhed på at få svaret på alle borgernes henvendelser. Tilbagemeldingerne viser at det ikke i sig selv er den manglende afgørelse, der har vakt den største frustration, nærmere det at borgerne ikke oplever nogen reaktion på deres henvendelser. Borgerrådgiveren opfordrer til at der er opmærksomhed på at inddrage borgerne. Årsagerne til borgernes utilfredshed er nærmere beskrevet i redegørelsen. Det fremgår heraf at andelen af borgere, der er utilfredse med manglende afgørelse er faldet, borgerrådgiveren bemærker at det er en positiv udvikling.

Det fremgår af beretningen, at borgerrådgiveren oplever, at sagsbehandlere og ledere generelt har indgået i en konstruktiv dialog om de henvendelser, der har været sendt videre. Beretningen for 2020 har været behandlet i møder i de enkelte forvaltningers chefgrupper og i møder i sekretariatschefgruppen. Det bemærkes herfra at man er bekendt med at borgere nogle gange kan ønske en hurtigere afgørelse end kommunen er i stand til at give dem. Der er et vedvarende fokus på at træffe de rigtige afgørelser på det rette grundlag. Det bestræbes at afdække en sag hurtigst muligt og give borgerne en tilbagemelding om hvornår de kan forvente at modtage en afgørelse.

Der er generelt opmærksomhed på at borgerne kan have behov for ikke blot hurtige svar men også information om hvor i sagen der arbejdes, f. ex om der afventes eksterne undersøgelser. Cheferne ser borgerrådgiveren som en naturlig del af samarbejdet med borgerne og der søges samarbejde med borgerrådgiveren ved at invitere ham med til møder. Konklusionerne i borgerrådgiverens beretning vil blive tage op i relevante samarbejdsfora med medarbejderne.

Sekretariatschefgruppen påregner at rette fokus på at få indarbejdet at der generelt gives kvittering for modtagelse af henvendelser sammen med oplysninger om sagsgange. Direktionen har efterfølgende drøftet beretningen og ovenstående bemærkninger og anbefaler på den baggrund at beretningen og bemærkningerne tages til efterretning.

Jeg undrer mig over at økonomiudvalgsmedlemmerne stiller sig tilfreds med denne beretning. Det er her man som politiker skal få ens meninger ført til protokols. Alle tier og samtykker. For mig at se er der meget der kan gøres bedre.